IDM jako nástroj pro schvalování dokumentů nebo procesů?

Potřebujete ve firmě schvalovat směrnice, procesy nebo dokumenty? Hledáte jednoduchý nástroj, ve kterém si proces vytvoříte a necháte schválit zaměstnancem? Pak můžete využít Identity Manager s podporou vytváření a udělování souhlasů.

Příklady užití:

  1. Vytvoříte proces nebo dokument nebo GDPR souhlas.
  2. Přidáte procesu/dokumentu Garanta.
  3. Garant zadá skupině uživatelů k přečtení a schválení.
  4. Uživatelé schválí.
  5. Pokud uživatel nepotvrdí, je notifikován garant procesu nebo nadřízený zaměstnance.

Pro ukázku využijeme Identity Manager CzechIdM, který je volně ke stažení. Modul souhlasů – Consent Management je placený. Pomocí tohoto modulu lze vynucovat, udělovat a evidovat souhlasy změn dokumentů, procesů apod. V dnešním článku si představíme základní funkce modulu pro interní žádosti.

Výhody využití Identity Manageru (IDM) je, že se využívají standardní funkce:

  1. Využívá organizační strukturu firmy. Lze využít schvalování organizačního stromu firmy. IDM zná nadřízeného.
  2. IDM zná uživatele z personalistiky nebo z Active Directory. Uživatel se snadno přihlásí. Lze aktivovat SSO.
  3. IDM využívá plně dynamické workflow. Tzn. když zaměstnanec – vlastník procesu odejde z firmy, IDM automaticky najde a předá zodpovědnost na jeho zástupce. Jak? No dle organizační struktury.
  4. Obsahuje jednoduchý dashboard na vytváření souhlasů, sledování jejich stavu a úkolování uživatelů.
  5. Vše je auditováno, eskalováno v případě nesplnění. Zodpovědnosti lze i delegovat.
  6. Lze využít automatické procesy na pravidelné přeschvalování například každý rok.

Příklady interních směrnic ke schvalování? Vezmu z naší firmy:

  1. GDPR bezpečnostní směrnice – šifrovat, zaheslovat, mazat atd.
  2. školení řidičů,
  3. bezpečnost práce, atd.

Download a instalace CzechIdM

Download poslední verze zde: GitHub

Návod na instalaci CzechIdM je zde: Getting Started a Installation tutorial

Pro nainstalovaní modulu do IdM stačí zkopírovat sestavený archiv do složky <server>/WEB-INF/lib a restartovat server.

Aktivace modulu souhlasů

Po aktivaci modulu dojde k zobrazení nové záložky v postraním menu – “Interní žádosti”. Nyní si předvedeme celý průchod procesu na příkladu interních dokumentů.

Dokumenty

Nejdříve  vytvoříme dokumenty, či směrnice v záložce „Interní dokumenty“. Dokumenty nebo souhlasy je zde možné tvořit, odstraňovat a upravovat. Samozřejmostí je také vyhledávání dle názvu, či popisu.

Skupiny

Skupina sdružuje dokumenty a uživatele kterých se to týká. Pro lepší představu skupin je přložen diagram, který znázorňuje vazby dokumentů a uživatelů na skupinu. Po vytvoření dokumentů je nutné přejít na záložku „Skupiny“.

Ve skupině může být libovolný počet uživatelů a dokumentů. Jejich správa je k dispozici na detailu skupiny.

Tvorba žádosti

Ve chvíli kdy máme připravenou skupinu, lze pomocí tlačítka „Vyžádat přečtení“ vytvořit požadavek na všechny uživatele v dané skupině.

Ve formuláři nastavíme název, dále popis pro vysvětlení, o co se jedná. Nakonec vybereme datum, k jakému to musí zaměstnanci nejpozději odsouhlasit.

Zobrazení žádostí

Nyní se každému uživateli zobrazí žádost v záložce „Přehled žádostí“ a neodsouhlasené požadavky uvidí také na nástěnce ihned po přihlášení do aplikace CzechIdM.

Po rozkliknutí žádosti vidí veškeré informace a má k dispozici tlačítko na schválení žádosti.

Pro administrátory skupin je k dispozici také přehled všech požadavků, v kterých lze vyhledávat například podle skupiny, názvu či stavu požadavku, data platnosti, schvalovatele.

Závěr

Článek popisuje jednoduchou ukázku modulu souhlasů v CzechIdM. V případě zájmu o více informací nebo o prezentaci nás neváhejte kontaktovat na info@bcvsolutions.eu.

Mohlo by vás také zajímat:

  1. Co je to Identity Management?
  2. Jak vybrat IDM?
  3. Jak migrovat Identity Management?
  4. Jak zabrátit vendor lock-in u IdM?
  5. Jak z personalistiky identifikovat vedoucího pro IDM?
  6. Jak se zbavit rutinních úkolů při správě IT systému automatizací Identity Managementu?
  7. API pro připojení do Identity Managementu.
  8. Co je to SCIM?

Leave a Reply