Integrace IdM a Systému pro správu dokumentů (DMS)
Systém pro správu dokumentů – DMS, document management system, využívá celá řada společností. DMS umožňuje digitalizovat a shromažďovat všechny relevantní dokumenty na jednom místě a příspívá ke snížení papírové stopy.
Protože má Identity Management (IdM) informace o všech zaměstnancích, představuje velmi vhodný nástroj pro integraci s DMS.
Jak na integraci DMS a IdM?
Mějme příklad:
Určíme si typy dokumentů, například pracovní smlouvy, které můžeme zaměstnancům nahrát. IdM nám v kombinaci s informacemi o uživateli umožňuje přílohu pojmenovat a přesunout do vhodné složky v DMS. Na detailu uživatele v IdM pak najdeme, které přílohy uživatel má uloženy. IdM má na soubor vazbu, díky čemuž je možné z DMS soubor v případě potřeby opětovně stáhnout, příp. ho aktualizovat.
IdM může předávat i různá metadata, např. informaci o tom, kdo přílohu nahrál, a zajistit tak auditní stopu, nebo např. informace o organizačním zařazení uživatele.
V případě jednoho z našich klientů jsme napojovali DMS OpenText.
Zaměstnanci klienta musejí splnit celou řadu požadavků, splnit certifikace v závislosti na oprávněních, která mají získat. S tím souvisí celá řada dokumentů, např. kopie občanského průkazu, podepsaná smlouva či potvrzení o úspěšném absolvování školení. Tyto dokumenty zákazník pro každého zaměstnance nahraje prostřednictvím IdM do DMS. IdM pak zajišťuje, že se do DMS dostane dokument se správnými metadaty (např. je uvedeno, kdo a kdy dokument nahrál). Zároveň je pak možné později dokument stáhnout z DMS přímo přes IdM z detailu uživatele. IdM tak zajišťuje pořádek v datech, aniž by bylo třeba přesouvat soubory do složek či jim cokoli ručně nastavovat.
Napojení DMS je realizovanáno na míru, v případě zájmu se na nás neváhejte obrátit na info@bcvsolutions.eu.
