IDM jako nástroj pro schvalování dokumentů nebo procesů?

Potřebujete ve firmě schvalovat směrnice, procesy nebo dokumenty? Hledáte jednoduchý nástroj, ve kterém si proces vytvoříte a necháte schválit zaměstnancem? Pak můžete využít Identity Manager s podporou vytváření a udělování souhlasů.

Příklady užití:

  1. Vytvoříte proces nebo dokument nebo GDPR souhlas.
  2. Přidáte procesu/dokumentu Garanta.
  3. Garant zadá skupině uživatelů k přečtení a schválení.
  4. Uživatelé schválí.
  5. Pokud uživatel nepotvrdí, je notifikován garant procesu nebo nadřízený zaměstnance.

Pro ukázku využijeme Identity Manager CzechIdM, který je volně ke stažení. Modul souhlasů – Consent Management je placený. Pomocí tohoto modulu lze vynucovat, udělovat a evidovat souhlasy změn dokumentů, procesů apod. V dnešním článku si představíme základní funkce modulu pro interní žádosti.

Výhody využití Identity Manageru (IDM) je, že se využívají standardní funkce:

  1. Využívá organizační strukturu firmy. Lze využít schvalování organizačního stromu firmy. IDM zná nadřízeného.
  2. IDM zná uživatele z personalistiky nebo z Active Directory. Uživatel se snadno přihlásí. Lze aktivovat SSO.
  3. IDM využívá plně dynamické workflow. Tzn. když zaměstnanec – vlastník procesu odejde z firmy, IDM automaticky najde a předá zodpovědnost na jeho zástupce. Jak? No dle organizační struktury.
  4. Obsahuje jednoduchý dashboard na vytváření souhlasů, sledování jejich stavu a úkolování uživatelů.
  5. Vše je auditováno, eskalováno v případě nesplnění. Zodpovědnosti lze i delegovat.
  6. Lze využít automatické procesy na pravidelné přeschvalování například každý rok.

Příklady interních směrnic ke schvalování? Vezmu z naší firmy:

  1. GDPR bezpečnostní směrnice – šifrovat, zaheslovat, mazat atd.
  2. školení řidičů,
  3. bezpečnost práce, atd.

Download a instalace CzechIdM

Download poslední verze zde: GitHub

Návod na instalaci CzechIdM je zde: Getting Started a Installation tutorial

Pro nainstalovaní modulu do IdM stačí zkopírovat sestavený archiv do složky <server>/WEB-INF/lib a restartovat server.

Aktivace modulu souhlasů

Po aktivaci modulu dojde k zobrazení nové záložky v postraním menu – “Interní žádosti”. Nyní si předvedeme celý průchod procesu na příkladu interních dokumentů.

Dokumenty

Nejdříve  vytvoříme dokumenty, či směrnice v záložce „Interní dokumenty“. Dokumenty nebo souhlasy je zde možné tvořit, odstraňovat a upravovat. Samozřejmostí je také vyhledávání dle názvu, či popisu.

Skupiny

Skupina sdružuje dokumenty a uživatele kterých se to týká. Pro lepší představu skupin je přložen diagram, který znázorňuje vazby dokumentů a uživatelů na skupinu. Po vytvoření dokumentů je nutné přejít na záložku „Skupiny“.

Ve skupině může být libovolný počet uživatelů a dokumentů. Jejich správa je k dispozici na detailu skupiny.

Tvorba žádosti

Ve chvíli kdy máme připravenou skupinu, lze pomocí tlačítka „Vyžádat přečtení“ vytvořit požadavek na všechny uživatele v dané skupině.

Ve formuláři nastavíme název, dále popis pro vysvětlení, o co se jedná. Nakonec vybereme datum, k jakému to musí zaměstnanci nejpozději odsouhlasit.

Zobrazení žádostí

Nyní se každému uživateli zobrazí žádost v záložce „Přehled žádostí“ a neodsouhlasené požadavky uvidí také na nástěnce ihned po přihlášení do aplikace CzechIdM.

Po rozkliknutí žádosti vidí veškeré informace a má k dispozici tlačítko na schválení žádosti.

Pro administrátory skupin je k dispozici také přehled všech požadavků, v kterých lze vyhledávat například podle skupiny, názvu či stavu požadavku, data platnosti, schvalovatele.

Závěr

Článek popisuje jednoduchou ukázku modulu souhlasů v CzechIdM. V případě zájmu o více informací nebo o prezentaci nás neváhejte kontaktovat na info@bcvsolutions.eu.

Leave a Reply