IDM jako nástroj pro schvalování dokumentů nebo procesů?
Potřebujete ve firmě schvalovat směrnice, procesy nebo dokumenty? Hledáte jednoduchý nástroj, ve kterém si proces vytvoříte a necháte schválit zaměstnancem? Pak můžete využít Identity Manager s podporou vytváření a udělování souhlasů.
Příklady užití:
- Vytvoříte proces nebo dokument nebo GDPR souhlas.
- Přidáte procesu/dokumentu Garanta.
- Garant zadá skupině uživatelů k přečtení a schválení.
- Uživatelé schválí.
- Pokud uživatel nepotvrdí, je notifikován garant procesu nebo nadřízený zaměstnance.
Pro ukázku využijeme Identity Manager CzechIdM, který je volně ke stažení. Modul souhlasů – Consent Management je placený. Pomocí tohoto modulu lze vynucovat, udělovat a evidovat souhlasy změn dokumentů, procesů apod. V dnešním článku si představíme základní funkce modulu pro interní žádosti.
Výhody využití Identity Manageru (IDM) je, že se využívají standardní funkce:
- Využívá organizační strukturu firmy. Lze využít schvalování organizačního stromu firmy. IDM zná nadřízeného.
- IDM zná uživatele z personalistiky nebo z Active Directory. Uživatel se snadno přihlásí. Lze aktivovat SSO.
- IDM využívá plně dynamické workflow. Tzn. když zaměstnanec – vlastník procesu odejde z firmy, IDM automaticky najde a předá zodpovědnost na jeho zástupce. Jak? No dle organizační struktury.
- Obsahuje jednoduchý dashboard na vytváření souhlasů, sledování jejich stavu a úkolování uživatelů.
- Vše je auditováno, eskalováno v případě nesplnění. Zodpovědnosti lze i delegovat.
- Lze využít automatické procesy na pravidelné přeschvalování například každý rok.
Příklady interních směrnic ke schvalování? Vezmu z naší firmy:
- GDPR bezpečnostní směrnice – šifrovat, zaheslovat, mazat atd.
- školení řidičů,
- bezpečnost práce, atd.
Download a instalace CzechIdM
Download poslední verze zde: GitHub
Návod na instalaci CzechIdM je zde: Getting Started a Installation tutorial
Pro nainstalovaní modulu do IdM stačí zkopírovat sestavený archiv do složky <server>/WEB-INF/lib a restartovat server.
Aktivace modulu souhlasů
Po aktivaci modulu dojde k zobrazení nové záložky v postraním menu – “Interní žádosti”. Nyní si předvedeme celý průchod procesu na příkladu interních dokumentů.
Dokumenty
Nejdříve vytvoříme dokumenty, či směrnice v záložce „Interní dokumenty“. Dokumenty nebo souhlasy je zde možné tvořit, odstraňovat a upravovat. Samozřejmostí je také vyhledávání dle názvu, či popisu.
Skupiny
Skupina sdružuje dokumenty a uživatele kterých se to týká. Pro lepší představu skupin je přložen diagram, který znázorňuje vazby dokumentů a uživatelů na skupinu. Po vytvoření dokumentů je nutné přejít na záložku „Skupiny“.
Ve skupině může být libovolný počet uživatelů a dokumentů. Jejich správa je k dispozici na detailu skupiny.
Tvorba žádosti
Ve chvíli kdy máme připravenou skupinu, lze pomocí tlačítka „Vyžádat přečtení“ vytvořit požadavek na všechny uživatele v dané skupině.
Ve formuláři nastavíme název, dále popis pro vysvětlení, o co se jedná. Nakonec vybereme datum, k jakému to musí zaměstnanci nejpozději odsouhlasit.
Zobrazení žádostí
Nyní se každému uživateli zobrazí žádost v záložce „Přehled žádostí“ a neodsouhlasené požadavky uvidí také na nástěnce ihned po přihlášení do aplikace CzechIdM.
Po rozkliknutí žádosti vidí veškeré informace a má k dispozici tlačítko na schválení žádosti.
Pro administrátory skupin je k dispozici také přehled všech požadavků, v kterých lze vyhledávat například podle skupiny, názvu či stavu požadavku, data platnosti, schvalovatele.
Závěr
Článek popisuje jednoduchou ukázku modulu souhlasů v CzechIdM. V případě zájmu o více informací nebo o prezentaci nás neváhejte kontaktovat na info@bcvsolutions.eu.
Mohlo by vás také zajímat:
Seriál o Identity Managementu:
- Co je to Identity Management?
- Jak vybrat IDM?
- Jak migrovat Identity Management?
- Modely spolupráce s dodavatelem IDM.
- Jak zabrátit vendor lock-in?
- Jak z personalistiky identifikovat vedoucího pro IDM?
- Jak se zbavit rutinních úkolů při správě IT systému automatizací Identity Managementu?
- Jak správně nasadit IDM do produktivního provozu?
- Co je to SCIM?
O CzechIdM:
